Goede werkinstructies kunnen voorkomen dat medewerkers fouten of onveilige situaties veroorzaken tijdens hun werk. Erg belangrijk, als je bedenkt dat negen van de tien ongevallen het gevolg zijn van menselijke fouten. Jaarlijks leidt dit tot miljarden euro’s aan ernstige verwondingen en onnodige kosten. In deze blog leggen we je uit hoe je werkinstructies schrijft of werkprocedures opstelt. Een goede werkinstructie is kort en bondig en beschrijft exact de taak voor de medewerker. Zoals Einstein ooit zei “als je het niet eenvoudig kunt uitleggen, begrijp je het zelf niet goed genoeg”.

Wat is het verschil tussen werkinstructies, SOP’s of taakinstructies?

Werkinstructies worden ook wel werkhandleidingen, standaard operationele procedures (SOP’s), werkhulpmiddelen of gebruikershandleidingen genoemd, afhankelijk van de situatie en terminologie die binnen een organisatie gehanteerd wordt. Het gaat ook niet om het woord wat je er aanhangt maar het doel, namelijk “uitleggen hoe een bepaalde werktaak uitgevoerd dient de worden”. Een goed voorbeeld is het starten van een auto: Controleer of de versnellingspook in neutraal staat, druk de koppeling in, draai de sleutel om in het contact, enzovoort.

Belangrijk om te weten is dat een werkinstructie vaak onderdeel is van een groter verhaal. Dit kun je zien als “algemene procesdocumentatie niveaus”. Waarbij elk niveau bestaat uit een X aantal werkinstructies.

werkinstructies schrijven

Waarom zijn werkinstructies belangrijk?

Werkinstructies bouwen en borgen de kennis binnen een organisatie. Het is het vastleggen van manieren waarop dingen worden gedaan en of uitgevoerd dienen de te worden. Zou je dit mondeling doorgegeven aan je medewerkers dan is de kans groot dat er verkeerde interpretaties ontstaat en dus ook fouten! Zeker wanneer het om grote groepen mensen gaat. Daarnaast borg je de kennis door het vast te leggen en voorkom je zo dat wanneer een medewerker de organisatie verlaat alle kennis met zich meeneemt.

  • Werkinstructies verminderen risico’s op menselijke fouten
  • Werkinstructies borgen de kennis van een organisatie
  • Besparen tijd bij het inwerken van nieuwe medewerkers
  • Werkinstructies zorgen voor duidelijkheid en structuur

Hoe ziet een goede werkinstructie eruit?

Werkinstructies moeten duidelijk maken hoe medewerkers bepaalde taken moeten uitvoeren. Er mag geen ruimte zijn voor eigen interpretatie (vaag zijn). Je wilt tenslotte de kans verkleinen dat ze de werknemers in verwarring brengen. Dit betekent dat je instructies zo kort en eenvoudig mogelijk moeten zijn. Hier enkele basisregels om je  verder te helpen:

1. Het moet makkelijk te begrijpen zijn

Zoals George Orwell zei: “Goed schrijven is als een ruit”. Je kijkt er recht doorheen en begrijpt meteen de betekenis. Elke medewerker moet uw werkinstructies kunnen begrijpen. Vermijd woorden met meerdere lettergrepen, complexe zinnen, jargon, acroniemen, te veel technische termen (zonder ze uit te leggen) en onnodige woorden.

2. Houd rekening met je doelgroep

Schrijf je werkinstructies op een manier die hen gemakkelijk te begrijpen maakt voor elke medewerker die de taak uitvoert (doelgroep). Gebruik de actieve stem om uw lezer te helpen, die verwijst naar het onderwerp, werkwoord, zelfstandig naamwoord zinsstructuur.

3. Schrijf in gebiedende wijs

  1. Haal het ventieldeksel weg
  2. Draai het ventiel een kwart slag naar rechts totdat het vergrendelt.
  3. Beweeg de groene hendel van je af totdat dit niet verder kan.

 

Voorkom beschrijvingen als: “Om het ventiel open te zetten, moet je eerst het ventieldeksel weghalen. Gelieve daarna het ventiel een kwart slag te draaien totdat je weerstand voelt. Daarna kun je de groene hendel van je af bewegen totdat dit niet verder gaat.” Dit lees niet lekker maar is ook nog eens “onduidelijk” waardoor de kans op een eventuele fout groter is. Zorg dat het makkelijk te begrijpen is. Hulp nog bij het schrijven van werkinstructies? Wij helpen je graag.