9 maart 8:57

“We maken strak onderscheid tussen need to know en nice to know”

Toen revalidatieorganisatie Basalt in 2019 ontstond uit een fusie van twee organisaties, werd duidelijk zichtbaar hoezeer de introductieprogramma’s van beide partijen verschilden. Eén programma voor álle nieuwe medewerkers: dat stond hoog op het verlanglijstje van de afdeling Leren & Ontwikkelen. Zo geschiedde, en alle processen voor nieuwe medewerkers en stagiaires werden tegen het licht gehouden en verduidelijkt.

 > Basalt lanceerde een splinternieuw onboarding programma
> de performance support tool AskMe kreeg een sleutelrol
> met de Gouden Tips van L&D Adviseur Inge kun je zelf meteen aan de slag

In grote lijnen werd het splinternieuwe onboarding programma van Basalt opgebouwd uit twee bouwstenen: een introductie e-learning en een live introductiebijeenkomst. Inge Lauwrier, sinds het fusiejaar Adviseur Leren en Ontwikkelen bij Basalt en lid van de expertgroep Werkplekleren bij Profportaal Zorg: “De e-learning werd gebouwd in ons LMS PulseWeb. Hier kwam alle informatie te staan die een nieuwe medewerker of stagiair nodig heeft om een fijne start te maken. We realiseerden ons dat je als nieuwe medewerker ontzettend veel nieuwe info over je heen krijgt, dag in dag uit. Je gaat van het ene praatje naar het andere, ziet presentatie na presentatie. Dat beklijft op een gegeven moment natuurlijk niet meer. Daarom besloten we dat de onboarding e-learning niet alleen beschikbaar moest zijn bij iemands start, maar ook daarna altijd nog terug te vinden moest zijn. Zo werd de module ook ingericht als naslagwerk waarmee medewerkers altijd even kunnen terugblikken.”

Keuzes maken

Om de e-learning vorm en inhoud te geven, vroegen Inge en haar collega’s aan bestaande medewerkers wat zij gemist hadden toen zij in dienst kwamen bij Basalt. Inge kon daarbij ook putten uit haar eigen ervaring; ze was zelf ook relatief nieuw. “We ontdekten al snel dat het vooral de kunst is om keuzes te maken. Iedereen wilde een plek voor ‘zijn informatie’ in de onboarding module. Logisch. Maar als je hieraan toegeeft, wordt het veel te groot. Je wilt nieuwe medewerkers geen bulk info geven. Bij elke stap vroegen we ons dus af: is dit een nice to know of een need to know? We gaven need to knows een prominente plek in de modules en zetten de nice to knows onder doorklik-opties.”

Niet klaar

Bij de andere bouwsteen van de onboarding – de introductiebijeenkomst – worden nieuwe medewerkers ondergedompeld in de missie, visie en kernwaarden van Basalt. “Een nadrukkelijke wens van onze Raad van Bestuur,” legt Inge uit. “De bijeenkomst werd direct vanaf de lancering goed ontvangen en we zetten ‘m nog altijd in.” Toch was met het tandem van e-learning en bijeenkomst de onboarding van Basalt nog niet af. Inge en haar collega’s merkten dat nieuwe medewerkers vooral vastliepen met de systemen YouForce, waarmee medewerkers hun HR-zaken plannen, en InPlanning, een (zelf)roosterapp. Deze apps waren onbekend voor veel nieuwe Basalt-collega’s en ze ‘even’ behandelen in de onboarding e-learning bleek niet voldoende.

Performance support voor een nog betere onboarding

Op dit punt kwam performance support om de hoek kijken. En Basalt nam geen halve maatregelen. Er werden maar liefst drie modules van AskMe gebouwd – de digitale assistent op de werkvloer. De AskMe’s helpen stuk voor stuk medewerkers om relevante, hapklare info tot zich te nemen op het moment, de plek en de manier die voor hen het beste was. Inge: “De AskMe over YouForce zoomt in op de mogelijkheden die deze tool biedt als medewerkers bijvoorbeeld declaraties willen indienen. De AskMe over Inplanning voorkomt dat nieuwe medewerkers zich door handleidingen op intranet moeten worstelen om te snappen hoe ze roosterwijzigingen kunnen doorvoeren. We besloten ook een AskMe te bouwen die ging over het onboardingproces zélf en haarfijn liet zien hoe de rolverdeling bij dit proces is. Elke AskMe werd gebouwd op basis van een uitgebreid proces van input ophalen en wensen inventariseren. Het uiteindelijke bouwen kostte slechts vier uur per AskMe.”

Zelf verantwoordelijk voor leren

Inge is tevreden over de eerste resultaten van haar aanpak. “Onze afdeling krijgt minder vragen en de vragen die we nog wel binnenkrijgen, kunnen we vrij makkelijk beantwoorden of doorverwijzen. Performance support in de vorm van deze tool voor werkplekleren past supergoed bij onze visie op leren: dat iedereen verantwoordelijkheid draagt voor zijn of haar eigen leerproces en dat leren het beste gaat als de materie relevant voor je is. Ook vinden we het belangrijker dat informatie goed vindbaar is voor wie het nodig heeft, dan dat iedereen alle informatie kan vinden.”

De Gouden Tips van Basalt:

  1. Begin klein
    AskMe kwam in eerste instantie Basalt-breed niet zo van de grond. Toen we besloten de eerste module alleen bij de Teamcoördinatoren in te zetten, voelden we al gauw vaste grond onder onze voeten.
  2. Durf te proberen
    Parkeer het eindresultaat even en negeer de mitsen en maren die opborrelen. Ga gewoon beginnen, dan heb je al gauw iets om te laten zien en om over verder te praten.
  3. Blijf delen
    Blijf werkplekleren onder de aandacht brengen van de medewerkers. Zo houd je je AskMe’s levend en stel je jezelf open voor verbetering.